ARCHIVIAZIONE OTTICA

Con il servizio di archiviazione ottica Gestione Archivi offre una soluzione per tutti coloro che hanno la necessità di consultare spesso i propri documenti archiviati, senza incorrere in sperchi di tempo per effettuare la ricerca.

Il servizio prevede la trasformazione del documento cartaceo in documento digitale e l’associazione di indici e campi chiave che ne permetteranno una ricerca puntuale e veloce.

Tutte le attività vengono svolte secondo i più elevati standard qualitativi, effettuando un controllo di qualità su ogni singola immagine prodotta.

Possono essere acquisiti otticamente:

• documenti in formato A4 e A3
• grandi formati (fino a A0)
• documenti su microfilm
• volumi
• riviste e giornali.

Una volta formato l’archivio digitale, il cliente potrà effettuare ricerche e visualizzare i propri documenti attraverso l’utilizzo di un software fornito da Gestione Archivi.

A tal proposito, il cliente dovrà soltanto decidere la modalità di accesso a lui più congeniale tra:

• consultare l’archivio tramite CD o DVD autoconsistenti
• installare il software presso i propri server
• utilizzare semplicemente un browser internet accedendo ai propri documenti dall’area riservata presente sul sito di Gestione Archivi.

L’area riservata è assolutamente sicura e si avvale della tecnologia SSL, utilizzata anche dalle banche per le transazioni on line.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva è un particolare processo di memorizzazione dei documenti digitali, secondo rigide regole tecniche, tale da garantire l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità nel tempo del documento.

In pratica, l’adozione di questo tipo di conservazione, per i documenti fiscali previsti dalla specifica normativa di legge, permette la distruzione dei documenti cartacei consentendo al documento digitale memorizzato di mantenere la validità legale e l’opponibilità a terzi.

Inoltre, per i documenti che nascono già in formato elettronico la conservazione sostitutiva permette di non stampare il documento su carta, consentendo un notevole risparmio economico.

Per quanto riguarda la normativa, le regole tecniche per lo svolgimento del processo sono dettate dal CNIPA.

Dal punto di vista fiscale, invece, la normativa di riferimento è costituita da:

• D.M. dell’Economia e delle Finanza del 23/01/2004
• Circolare dell’Agenzia delle Entrate N. 36/E
• Decreto Legislativo 20/02/2004 N. 52 (Fatturazione elettronica).

PROTOCOLLO INFORMATICO E WORKFLOW DOCUMENTALE

La nostra azienda, nell’ambito dell’obiettivo della focalizzazione sulle esigenze del cliente, grazie ad un approccio di tipo consulenziale e ad importanti partnership tecnologiche, è in grado di attivare ed implementare soluzioni di gestione del protocollo informatico e di workflow documentale.

L'attività del protocollo certifica provenienza e data di acquisizione del documento, identificandolo in maniera univoca e permettendone la successiva individuazione in tempi rapidissimi.

Esso è dunque il punto di ingresso di tutti i flussi di lavoro.

Il modulo di protocollo informatico è da considerarsi centrale, in quanto la registrazione del protocollo è il punto di ingresso di tutta la corrispondenza in arrivo.

Il modulo di gestione del protocollo informatico, integrato con la soluzione per l’automazione dei processi di gestione documentale (workflow management), la firma digitale e la conservazione sostitutiva, diventa punto focale nella gestione del procedimento documentale.

Si fa riferimento in particolare, alle funzionalità di archiviazione, ricerca e visualizzazione di documenti in formato elettronico e digitale.

Il modulo di gestione del protocollo informatico è stato sviluppato tenendo conto di quanto espresso dal DPR n. 445 del 28 dicembre 2000 (Testo unico in materia di documentazione amministrativa), dal Codice dell’Amministrazione Digitale, dalla Delibera CNIPA 11/2004 e successive modifiche, materiale che può essere scaricato agevolmente nella sezione Riferimenti Normativi.